En el entorno laboral actual, donde el cambio organizacional es cada vez más frecuente, los líderes deben ser capaces de transformar sus organizaciones regularmente para proporcionar una ventaja competitiva a largo plazo.
Las organizaciones deben desarrollar la capacidad interna para implementar el cambio de manera más rápida y efectiva. Las iniciativas de cambio deben establecerse con el firme propósito de ofrecer beneficios y agregar valor a la organización en general. Sin embargo, la implementación sigue siendo un desafío.
Los líderes se enfrentan a agendas globales, regionales y locales conflictivas y superpuestas. Además, los viejos modos de trabajo están fuertemente arraigados y son difíciles de cambiar.
El cambio solo puede ser abordado por líderes disciplinados que establecen un plan detallado de gestión del cambio respaldado por procesos de compromiso poderosos a los cuales se adhieren los gerentes. Dichos procesos deben ser implementados y promovidos activamente durante toda la iniciativa de gestión del cambio.
Un plan de gestión del cambio normalmente consta de 6 fases. En cada fase debe completarse un conjunto de actividades de gestión del cambio y entregables.
Definir
En la primera fase, se establece la visión y el plan. Esta etapa se caracteriza por la definición de la estrategia de gestión del cambio. Las principales actividades a completar son las siguientes: (1) identificar y evaluar el tema, (2) detectar a las personas afectadas y (3) reconocer la necesidad de involucrar más a los interesados y patrocinadores. Además, es necesario determinar si la iniciativa de cambio cambiará los procesos y prácticas comerciales, un modelo organizativo o ambos. Al final de esta fase, deberíamos ser capaces de formular la estrategia de gestión del cambio.
Involucrar
Una vez que hemos identificado a los patrocinadores e interesados, el objetivo de la segunda fase es diseñar una red sólida de compromiso en la que se incorporen. La red será el vehículo para obtener su compromiso y apoyo al mismo tiempo que servirá para impregnar la iniciativa de gestión del cambio.
Análisis e Impacto
La tercera etapa se caracteriza por la configuración de datos. Las fuentes y conjuntos de datos se analizan a través de la metodología estadística elegida. El objetivo de esta fase es identificar y reducir los grupos o individuos afectados.
Comunicar
Podemos argumentar que la cuarta fase del plan de gestión del cambio es crucial para su éxito o fracaso. El objetivo principal debería ser producir una estrategia de comunicación bien concebida respaldada por un plan de resistencia.
En esta etapa, la comunicación de por qué se necesita el cambio es la actividad central de gestión del cambio. Posteriormente se comunica cómo lograr dicho cambio. En la mayoría de los casos, la comunicación de un programa de capacitación dirigido a las personas afectadas es la herramienta más efectiva para transmitir el cambio.
Por lo tanto, necesitamos:
– Definir el contenido de la comunicación, ¿qué se va a comunicar?
– Entregar el mensaje correcto en el momento adecuado, ¿cuándo se va a comunicar?
– Elegir los canales de comunicación, ¿cómo se va a comunicar?
– Dirigirse a los destinatarios, ¿a quién se dirigirá la comunicación? Ya que las necesidades de información tienden a variar según los roles de los interesados dentro de la organización.
Al mismo tiempo, se establece un proceso de compromiso correctivo entre los interesados para construir el compromiso hasta que se haya logrado el cambio.
Ejecutar
En esta etapa se lleva a cabo la estrategia de cambio. Para ser efectivos, se establecen y despliegan los procesos, herramientas de entrega y documentación para la(s) capacitación(es).
Es de suma importancia crear conciencia sobre el impacto de la incorporación de la iniciativa de cambio, así como establecer los requisitos y los plazos de finalización. Se prueban e implementan el formato de capacitación, incluyendo el canal de entrega y el contenido.
Evaluar y Ajustar
En esta fase final, se realiza la evaluación de los principales éxitos y los principales obstáculos a la aplicación del cambio. Las cuestiones más comunes que se abordan son si la formación ha sido exitosa, si el modo de impartirla ha sido adecuado y si el cambio ya puede cuantificarse y medirse. El principal objetivo tras la evaluación es mejorar y controlar el despliegue original.
En esta fase se completa la recalibración de la gestión del cambio iniciada con las lecciones aprendidas y se pone en marcha la estrategia de avance.
Para prosperar, las empresas deben promover el cambio de forma sistemática y coherente. Como enfoque inicial, se considerará el uso del marco de gestión en seis fases. A medida que se aplique el marco, los líderes se enfrentarán al reto de llevar a cabo iniciativas de transformación al tiempo que apoyan a las personas en medio de la conmoción y la incertidumbre.
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